portal chorzowskich organizacji pozarządowych

ngo.chorzow.eu

Portal chorzowskich organizacji pozarządowych.

Wszystko o wydarzeniach i akcja organizowanych przez trzeci sektor.

kliknij i zobacz:

Chorzowskie Centrum Organizacji Pozarządowych

 


 

 

Jak prowadzić stowarzyszenie?

Spis treści
Jak prowadzić stowarzyszenie?
Jak prowadzić stowarzyszenie - ludzie
Jak prowadzić stowarzyszenie - finanse
Jak prowadzić stowarzyszenie - podatki
Wszystkie strony

 

Po rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym stowarzyszenie uzyskuje osobowość prawną oraz obowiązki. Prowadząc stowarzyszenie należy nie tylko zastanawiać się skąd wziąć pieniądze na działalność?. Należy pamiętać o obowiązkach cyklicznych, również o obowiązkach wobec KRS. Przede wszystkim należy przestrzegać obowiązującego prawa oraz wynikających z niego rygorów. Zobacz odpowiedzi na na najczęstsze pytania.

 

Na portalu ngo.pl możesz też sprawdzić, czy przestrzegasz wymaganych standardów formalno-prawnych w działalności. Jest tych obowiązków całkiem sporo. W stowarzyszeniu trzeba przestrzegać rygorów prawnych, związanych z czterema grupami problemów, które wzajemnie się przenikają: dokumentami, ludźmi, finansami i podatkami. Nasze porady dotyczą stowarzyszenia, które nie prowadzi działalności gospodarczej.

 

Oczywiście musimy mieć statut - jest on fundamentem działalności każdego stowarzyszenia. Musi być zgodny z prawem, obowiązuje po wpisaniu do KRS. Można prowadzić tylko działalność statutową, czyli działać wyłącznie zgodnie z zapisanymi w statucie celami i formami działania. Jeśli w stowarzyszeniu miały miejsce zmiany, dotyczące zapisów statutu należy je zgłosić do KRS. Jeśli chcemy realizować tzw. zadania publiczne, wskazane w ustawie o działalności pożytku publicznego musimy mieć te zadania wpisane do statutu. Wtedy możemy starać się o pieniądze publiczne na realizację naszych projektów.

 

Musimy mieć KRS, NIP i REGON - to "zaświadczenia" o wpisaniu naszego stowarzyszenia do rejestrów: sądowego (KRS), podatkowego (NIP) oraz statystycznego (REGON). Jeśli zmienią się dane wpisane do tych rejestrów musimy zgłosić te zmiany.

 

Konieczne są uchwały i protokoły - to dokumenty potwierdzające podjęcie jakiejś decyzji przez władze stowarzyszenia, czyli walne zebranie członków, zarząd, komisję rewizyjną itp. Mamy obowiązek przechowywania takich decyzji w formie pisemnej. Trzeba pilnować, aby decyzje władz stowarzyszenia były podejmowane zgodnie ze statutem. Jeśli np. statut zobowiązuje zarząd do składania rocznych sprawozdań z działalności - to trzeba je składać oraz mieć potwierdzające ten fakt dokumenty. Jeśli np. komisja rewizyjna ma statutowy obowiązek wyrażenia opinii o takim sprawozdaniu - to powinniśmy mieć tą opinię w formie uchwały komisji. Trzeba pamiętać, że władze stowarzyszenia ponoszą odpowiedzialność za swoje działania i zaniechania.

 

Musimy prowadzić księgowość - każde stowarzyszenie musi prowadzić księgowość. Najprościej rzecz ujmując, księgowość to rejestr zdarzeń, które powodują zmiany w majątku lub jego źródłach. Księgowość musi prowadzić także stowarzyszenie, które nie prowadzi działalności gospodarczej. Na portalu ngo.pl można sprawdzić, czy księgi finansowe prowadzone są poprawnie. Szczegółowy sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych zależy od przyjętych zasad finansowych. Sprawdź w wikipedii, co to są księgi rachunkowe. Najbardziej szczegółowe księgi to tzw. pełna księgowość. Stowarzyszenia, które nie prowadzą działalności gospodarczej, mogą stosować księgowość uproszczoną. Możesz obejrzeć prezentację (plik pdf). Księgowość może prowadzić upoważniony członek zarządu, wolontariusz albo biuro rachunkowe. Zawsze odpowiada za to zarząd.

 

Księgowość może być prowadzona elektronicznie (zobacz program LeftHand, taniej w programie dla stowarzyszeń) albo tradycyjnie. Każdy dokument księgowy musi mieć tzw. dekretację. Wydanie komuś dokumentów księgowych (finansowych) musi być potwierdzone pisemnym protokołem odbioru. Wszelkich korekt możemy dokonywać tylko przez skreślenie danego wpisu, z zachowaniem jego czytelności oraz nadpisanie go treścią poprawną z tzw. parafką osoby upoważnionej. Dokumentacja księgowa musi być właściwie przechowywana, a miejsce jej przechowywania zgłoszone do urzędu skarbowego. Mamy obowiązek właściwie archiwizować te dokumenty. Dokumenty księgowe przechowujemy pięć lat. Dokumenty dotyczące zatrudnienia - pięćdziesiąt lat. Sprawozdania finansowe przechowuje się przez cały czas istnienia stowarzyszenia.

 

Musimy mieć politykę rachunkowości - rachunkowość jest rodzajem ewidencji gospodarczej. Każde stowarzyszenie musi mieć uchwałę zarządu, zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości, określającą istotne zasady finansowe, m.in. sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym plan kont, sposób wyceny aktywów i pasywów, zasady amortyzacji, w tym także umorzenia środków trwałych itp. Zobacz, jaka powinna być dobra polityka rachunkowości.

 

Musimy przechowywać deklaracje podatkowe - stowarzyszenie ma obowiązek przechowywać, złożone przez siebie deklaracje podatkowe, jako element dokumentacji księgowej.

 

Niezbędna jest umowa dotycząca prawa do lokalu - każde stowarzyszenie musi mieć umowę określającą jego prawa do lokalu w którym ma siedzibę lub prowadzi działalność. Może to być umowa najmu lub umowa użyczenia albo akt własności. Jeśli z tego tytułu stowarzyszenie ponosi jakieś koszty czy płaci podatki, np. podatek od nieruchomości, oczywiście także musi mieć stosowną dokumentację.

 

Powinniśmy mieć umowę o prowadzenie konta bankowego - zazwyczaj każda organizacja posiada konto bankowe, musi mieć wówczas umowę na prowadzenie rachunku bankowego. Aktualnie (wciąż pojawiają się nowe oferty) godne polecenia są oferty banków:

  • BRE Bank S.A. - bankowość korporacyjna dla ngo za 0zł, karta, konto, przelewy
  • BGŻ Bank S.A. - bankowość firmowa dla ngo za 0zl, karta, konto, przelewy, liczne bankomaty
  • Millenium Bank S.A. - bankowość firmowa dla ngo za 0zl, karta, konto, przelewy
    (bezpłatnie tylko przez pierwsze 18 miesięcy).

Powinniśmy przechowywać dokumentację sprawozdawczą GUS - stowarzyszenie może zostać wezwane przez Główny Urząd Statystyczny do uczestniczenia w badaniu statystycznym poprzez wypełnienie formularza SOF-1, czasem także do wypełnienia formularza SOF-4.